«Die Digitalisierung kann helfen, das Wachstum der Hochschule abzufedern.»

Wie ist die Arbeitsgruppe bei der Erarbeitung dieser Strategie vorgegangen?
Peter M¨¹ller: Wir haben mit einer ausf¨¹hrlichen Bestandesaufnahme gestartet und St?rken und Schw?chen erfasst. Zudem haben wir analysiert, welche Trends Auswirkungen auf die Verwaltung haben k?nnten. Danach haben wir sechs Handlungsfelder definiert (siehe Infobox), die aus unserer Sicht den gr?sstm?glichen Nutzen stiften, und pro Handlungsfeld zwei bis drei konkrete Massnahmen erarbeitet. Gleichzeitig haben wir aufgezeigt, wie die Governance-Strukturen aussehen sollen, also wie die ETH die Digitalisierung der Verwaltung steuert.

Was heisst wir? Wer war in der Arbeitsgruppe?
Kathrin Noack: Uns war wichtig, dass wir m?glichst viele Perspektiven einfliessen liessen. So waren neben der Arbeitsgruppenleitung um Peter M¨¹ller, Paul Cross, Dieter W¨¹est, Andreas Wenger und mir auch Kolleginnen und Kollegen aus fast allen Bereichen der Verwaltung, nat¨¹rlich auch von den Informatikdiensten, sowie ein Student und Vertreter aus den Ó¢»ÊÓéÀÖn mit dabei.

Und was sind die wichtigsten Eckpunkte der Strategie?
Peter M¨¹ller: ?ber alle sechs Handlungsfelder ziehen sich drei grosse Linien. Erstens haben wir konkrete Digitalisierungsprojekte wie zum Beispiel die Einf¨¹hrung eines digitalen Sitzungs- und Dokumenten-Management-Tools vorgeschlagen. Zweitens haben wir gemeinsame Standards definiert, wie wir Digitalisierungsprojekte durchf¨¹hren wollen. Dabei spielt vor allem eine hohe Einbindung der Endnutzerinnen und -nutzer eine zentrale Rolle. Und drittens geht es darum, das Know-how im Bereich der Digitalisierung bei den Mitarbeitenden aktuell zu halten und weiter zu erh?hen.

Paul Cross: Diese F?higkeit aller ETH-Angestellten im Umgang mit digitalen Technologien ¨C die sogenannte ?Digital Literacy? ¨C ist ein entscheidender Faktor. Die ETH soll sicherstellen, dass sich Mitarbeitende in diesem Bereich weiterbilden und weiterentwickeln k?nnen. Auch dies wird in der Strategie adressiert. Zudem f¨¹hren wir als eine der ersten Massnahmen in allen Abteilungen eine Analyse durch, um zu erfahren, wie hoch der Digitalisierungsgrad jeweils ist und wo wir allenfalls mehr Unterst¨¹tzung anbieten sollten.

Neben diesen Eckpunkten zeigt die Strategie auch, wie die Umsetzung organisiert werden soll. Zentral ist die Einf¨¹hrung eines ?Digital Transformation Steering Committee?. Welche Aufgaben ¨¹bernimmt dieses Gremium?
Peter M¨¹ller: Wir haben uns gut ¨¹berlegt, ob es tats?chlich nochmals ein neues Gremium innerhalb der ETH braucht. Wir sind zum Schluss gekommen: ja, bei diesem Thema unbedingt. Das Digital Transformation Committee hat im Wesentlichen drei Aufgaben. Es muss die Umsetzung dieser bis jetzt nur auf Papier existierenden Strategie ¨¹berwachen und ¨¹berpr¨¹fen, ob sie in der Realit?t auch wirklich funktioniert. Die zweite Aufgabe des Gremiums ist die ETH-weite Koordination, also das bereichs¨¹bergreifende Denken. Denn Digitalisierungsprojekte d¨¹rfen nicht an Abteilungsgrenzen enden. Und die dritte Aufgabe ist die Verstetigung und damit die Planung ¨¹ber den aktuellen Zeithorizont von drei Jahren hinaus. Digitalisierung ist nicht einfach ein Projekt, das wir irgendwann abschliessen k?nnen. Sie wird dauerhaft ein Thema sein. Daher braucht es ein Gremium, das sich immer wieder mit den sich ?ndernden Fragestellungen besch?ftigt.

Und wer sitzt in diesem STC?
Kathrin Noack: Die Personen sind noch nicht bestimmt, dieser Prozess l?uft im Moment unter der Federf¨¹hrung von Robert Perich. Klar ist aber, dass jeder Schulleitungsbereich eine Vertretung schickt oder wie im Falle von Julia Dannath, Ulrich Weidmann und Robert Perich selber Teil des STC sein wird. Zudem werden sicher auch die Informatikdienste sowie Vertreterinnen und Vertreter der Ó¢»ÊÓéÀÖ im Gremium mitwirken.

Peter M¨¹ller: Wichtig ist, dass zu diesem Steering Committee auch ein Project Management Office (PMO) geh?ren wird, das personell ebenfalls noch zu besetzen ist und das f¨¹r die operative Arbeit zust?ndig sein wird. Dieses PMO soll f¨¹r alle ETH-Einheiten zu einer zentralen Anlaufstelle werden, um bei Digitalisierungsvorhaben zu unterst¨¹tzen.

Was werden die ETH-Angeh?rigen von der Digitalisierungsstrategie sp¨¹ren?
Peter M¨¹ller: Wir haben insgesamt 70 Einzelmassnahmen definiert ¨C nicht alle werden direkt sp¨¹rbar sein. Was aber hoffentlich alle sp¨¹ren werden, ist die zentrale Unterst¨¹tzung bei Digitalisierungsprojekten. Zudem wird das Thema Digitalisierung in unsere HR-Prozesse fliessen, damit sich jede und jeder in diesem Bereich weiterentwickeln kann. Nat¨¹rlich wollen wir mit der Strategie auch anregen, dass alle Abteilungen ihre Prozesse nach Digitalisierungspotenzial durchleuchten. Und letztlich werden die Mitarbeitenden hoffentlich sp¨¹ren, dass neue Technologien in der Verwaltung der ETH schneller zur Anwendung kommen.

Und wenn Sie frei w¨¹nschen w¨¹rden: Was w?re f¨¹r Sie pers?nlich das Erste, was Sie in der ETH-Verwaltung digitalisieren w¨¹rden?
Peter M¨¹ller: Spontan kommen mir die kleinen Ineffizienzen in den Sinn, die es bei fast allen Applikationen gibt und ¨¹ber die man immer wieder stolpert. Sei es nur ein unn?tiger Klick oder eine Ansicht, die mir fehlt. F¨¹r eine Person allein mag dieser Extra-Aufwand keine Rolle spielen. Wenn aber hunderte Mitarbeitende tagt?glich dar¨¹ber stolpern, dann w¨¹rde sich eine Optimierung lohnen. Wir sollten eine Kultur schaffen, bei der die Bed¨¹rfnisse der Endnutzerinnen und -nutzer noch st?rker im Fokus stehen.

Kathrin Noack: Dieser Fokus bedeutet nicht, dass alle individuellen W¨¹nsche erf¨¹llt werden k?nnen. Ziel sollte sein, wo m?glich Prozesse an sich zu ¨¹berdenken und zu vereinfachen.

Paul Cross: Idealerweise werden k¨¹nftig alle wichtigen Prozesse an der ETH digital unterst¨¹tzt, und zwar m?glichst durchg?ngig. Heute gibt es noch zu viele Br¨¹che. Das heisst, sie sind eben nicht durchg?ngig, weil zum Beispiel unterschiedliche Abteilungen involviert sind. Genau darum ist eine zentrale Steuerung und der Austausch unter den Projektverantwortlichen so wichtig. F¨¹r mich pers?nlich ist es daher schon ein Erfolg, wenn wir mehr Transparenz schaffen und innerhalb der Verwaltung beim Thema Digitalisierung st?rker voneinander lernen k?nnen.